🇧🇪 Ultimate Beneficial Owner (UBO)-vereisten voor Belgische bedrijven

Hulp nodig met de UBO-richtlijnen voor een bedrijf dat in België is geregistreerd? We laten je zien hoe je de UBO-gegevens van je bedrijf kunt vinden en welke documenten je nodig hebt.

Het begrip UBO

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, in het Nederlands vertaald als “uiteindelijk begunstigde”. In België wordt het begrip UBO “bénéficiaire effectif” genoemd. Voor de meeste Belgische bedrijven is het wettelijk verplicht om UBO's te registreren in het Belgische UBO-register.

Toegang tot UBO-gegevens

Je kunt deze gegevens vinden op de officiële UBO-register-website, die wordt beheerd door de Federale Overheidsdienst Financiën (Service Public Fédéral Finances).

Vereisten voor UBO-documenten

Afhankelijk van je rechtsvorm kan ons Know Your Customer (KYC)-team je UBO-document opvragen. Dit document moet het volgende bevatten:

• De redenen voor de UBO-status (eigendomspercentage, wettelijke vertegenwoordiger).
• De bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam en bedrijfsregistratienummer.

Als een ander bedrijf eigenaar is van jouw bedrijf, moet je het officiële bewijs van registratie van het betreffende bedrijf indienen, zoals een BCE-uittreksel.

Goedgekeurde UBO-documenten

Als het KYC-team geen toegang heeft tot je UBO-document, moet je een uittreksel uit het UBO-register indienen.

Uittreksel uit het UBO-register

1. Officieel document: een gewaarmerkt document uitgegeven door de Federale Overheidsdienst Financiën (Service Public Fédéral Finances).
2. Titel van het document: op het document moet duidelijk vermeld zijn dat het gaat om het uittreksel “Informations relatives aux bénéficiaires effectifs (UBO)” dat betrekking heeft op je bedrijf.
3. Datum: de datum waarop het uittreksel is afgegeven, moet duidelijk zichtbaar zijn en mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
4. Bedrijfsgegevens:
    De volledige identificatiegegevens van het bedrijf, met name:
   • Het BCE-registratienummer of een ander uniek identificatienummer.
   • De oprichtingsdatum van het bedrijf.
   • De volledige bedrijfsnaam.
   • Status.
   • Rechtsvorm.
5. Het geregistreerde bedrijfsadres.
6. De eigendomsstructuur en de UBO-gegevens:
   • De namen van de uiteindelijk begunstigden.
   • Het niveau (%) van zeggenschap dat deze hebben.
   • Het soort zeggenschap dat ze hebben in het bedrijf, zoals stemrechten of kapitaaldeelname.

Beëdigde verklaring

Als je UBO-gegevens niet in het register staan, kan het KYC-team een beëdigde verklaring van je wettelijke vertegenwoordiger vragen.

1. Titel van het document: je document geeft duidelijk aan dat het een “Verklaring van uiteindelijke begunstigden” is.
2. Bedrijfsdetails: vermeld de bedrijfsnaam, het unieke identificatienummer en het kantooradres.
3. UBO-gegevens: vul de persoonlijke gegevens in, zoals de naam, nationaliteit, adres, plaats en geboortedatum van elke UBO. Geef aan welk soort zeggenschap ze hebben en welk eigendomspercentage zij bezitten.

Heb je nog vragen? Dien een verzoek in bij Swan Support.