Verificatievernieuwing (Re-KYC) of herverificatie is een verplichte controle waarmee je gegevens worden bevestigd. Zo zorgen we ervoor dat je rekeninggegevens correct en up-to-date zijn. Dit geldt voor alle rekeninghouders (particulieren, bedrijven en freelancers) en vindt om de 1, 3 of 5 jaar plaats, of eerder indien nodig.
Redenen om je gegevens opnieuw te bevestigen
Het opnieuw bevestigen van je gegevens helpt ons om:
- Je rekening te beveiligen: regelmatige updates beschermen je tegen identiteitsdiefstal, fraude en verdachte activiteiten.
- Aan de regels te blijven voldoen: het naleven van de financiële regelgeving helpt jou en ons juridisch te beschermen.
Soorten informatie die wordt opgevraagd
Je kunt worden gevraagd om het volgende te controleren en bij te werken:
- Persoonlijke gegevens: naam, adres, maandelijks inkomen en beroep.
- Bedrijfsgegevens: naam, adres, activiteit, transactievolumes, wettelijke vertegenwoordiger en eigendomsgegevens.
- Rekeninggebruik: hoe je je rekening gebruikt, bijvoorbeeld voor salarisstortingen, reizen, overschrijvingen of sparen.
- Ondersteunende documenten: als er iets ontbreekt, is verlopen of bevestiging nodig heeft.
In bepaalde gevallen kan je worden gevraagd om aanvullende documenten te verstrekken ter bevestiging van je eerdere verklaringen, zoals de bedrijfsstatus en belastingaangiften.
Hoe lang heb je de tijd om je gegevens opnieuw te bevestigen?
Je hebt 90 dagen vanaf de datum van de eerste e-mail om je gegevens opnieuw te bevestigen. Om je te helpen deze deadline te halen, ontvang je automatische herinneringen met de volgende tussenpozen.
| Tijdlijn | Melding | |
|---|---|---|
| Dag 0 | Je eerste e-mail met je unieke, beveiligde portaal-link. Dit markeert het begin van je termijn van 90 dagen. | |
| 30 dagen | Je eerste herinnering als je het proces nog niet in het portaal hebt voltooid. |
|
| 60 dagen | Je tweede herinnering als je het proces nog niet in het portaal hebt voltooid. |
|
| Laatste week | Je laatste herinnering die een week voor de deadline verstuurd wordt. |
|
| 90 dagen | Opschorting van je rekening. Als je niet binnen 90 dagen reageert, schorten we je rekening op om te voldoen aan wettelijke vereisten. Als je meerdere rekening hebt, schorten we deze allemaal op. | |
Bij een opschorting van de rekening worden alle uitgaande overschrijvingen, kaartbetalingen en automatische incasso's geblokkeerd. Inkomende cheques worden teruggestuurd naar de afzender. Je kunt weer volledige toegang krijgen door je gegevens te bevestigen. Dit doe je als volgt:
- Gebruik de nieuwste link naar het portaal die we je hebben gemaild om je gegevens bij te werken en te bevestigen.
- Als je klaar bent, dien je een supportverzoek in via de supportlink in je e-mail, zodat een KYC-analist je gegevens kan controleren en de opschorting kan opheffen. Zodra je gegevens zijn gevalideerd, is de toegang tot je rekening weer volledig hersteld.
Als je rekening opgeschort blijft, behouden we ons het recht voor om deze definitief te sluiten.
Stappen om je gegevens te bevestigen
Alleen je rekeningbeheerder (wettelijke vertegenwoordiger) kan je gegevens bevestigen via een beveiligd portaal. Dit proces is vergelijkbaar met de stappen je hebt gevolgd toen je je rekening opende.
Open het portaal via de link in de e-mail en geef toestemming om de procedure te starten.
Controleer de vooraf ingevulde gegevens en pas aan wat er is veranderd.
Upload de gevraagde documenten.
-
Controleer of de opgegeven informatie klopt en selecteer vervolgens Bevestigen om te verzenden.
Als je aanvraag is gelukt, sluit je het browservenster en wacht je op de bevestigingsmail. Als je aanvraag mislukt, probeer het dan opnieuw via dezelfde link naar het portaal. Als het probleem blijft bestaan, neem dan contact op met de ondersteuning via de link in je de e-mail met de melding.
Volgende stappen
Een analist van Swan zal je verzoek beoordelen. Als we nog iets nodig hebben, nemen we per e-mail contact met je op. Je ontvangt een e-mail zodra de beoordeling is afgerond. Houd er rekening mee dat Swan in sommige gevallen na de beoordeling toch je rekening kan sluiten.
Als je nog meer vragen hebt, dien dan een supportverzoek in bij Swan Support.