Als het gaat om het openen en beheren van de betaalrekening van je bedrijf, hebben twee soorten mensen de bevoegdheid om dat te doen:
- De wettelijke vertegenwoordiger van jouw bedrijf, zoals vermeld in de officiële registratiedocumenten.
- Een persoon die gemachtigd is via een volmacht.
Als een persoon een volmacht heeft voor de betaalrekening van je bedrijf, houd er dan rekening mee dat het bedrijf de rekeninghouder blijft. De persoon met de volmacht treedt op als rekeninghouder, met toestemming om de rekening te beheren.
Wanneer de aangewezen persoon het onboardingformulier invult om je betaalrekening te openen, moet hij of zij een volmachtdocument indienen dat is ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf, samen met het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger.
Volmacht documenten
Zorg voor een officieel, ondertekend volmachtdocument. Als je geen volmachtdocument hebt, download dan de formulieren van Swan en vul ze in:
- Engels: Sjabloon volmacht
- Frans: Sjabloon volmacht
Hoe vul ik het volmachtdocument in?
Bij het invullen van het volmachtdocument is de volgende informatie vereist:
- Gegevens wettelijke vertegenwoordiger en bedrijf: geef hun volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, bedrijfsnaam en registratienummer.
- Declaratieve verklaring: voeg een verklaring toe waarmee de gekozen persoon je betaalrekening namens jou kan openen en beheren.
- Gegevens van de aangewezen persoon: volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats en titel of functie binnen het bedrijf.
- Bijgevoegde documenten: vermeld dat het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf is bijgevoegd.
- Datum en locatie: vermeld de plaats, stad en land, waar de volmacht is ondertekend en de datum van ondertekening.
- Handtekening: zorg ervoor dat de volmacht wordt ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf.
Alleen schriftelijke handtekeningen worden geaccepteerd. Digitaal ondertekende documenten worden niet geaccepteerd.
Tips voor het indienen van volmachten
- Overeenstemmende informatie: zorg ervoor dat de gegevens in de volmacht overeenstemmen met de gegevens van het bedrijf, waaronder de naam en het registratienummer.
- Werknemersband: de aangewezen persoon moet een legitieme band met het bedrijf hebben, vaak is dit een werknemer.
- Aparte bestanden: upload de volmacht en het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger als aparte PDF-bestanden.
- Kwaliteitskopieën: zorg voor een duidelijke, full-color scan van het ID-document van de wettelijke vertegenwoordiger.
Door deze richtlijnen te volgen, zorg je voor een snel en soepel proces voor het openen van je betaalrekening. Als je nog vragen hebt, kun je een verzoek indienen bij ons Support-team.