Il rinnovo della verifica (Re-KYC) è un controllo obbligatorio volto a confermare i propri dati. Questa procedura garantisce che le informazioni del titolare del conto siano corrette e aggiornate. Si applica a tutti i titolari di conto (privati, aziende e liberi professionisti) e viene effettuata ogni 1, 3 o 5 anni, o con frequenza maggiore se necessario.
Motivi per la riconferma dei dati
La conferma dei dati permette di:
- Mettere in sicurezza il conto: gli aggiornamenti regolari proteggono dal furto di identità, dalle frodi e dalle attività sospette.
- Garantire la conformità: il rispetto delle normative finanziarie tutela legalmente sia l'utente che l'istituto.
Tipologie di informazioni richieste
Potrebbe essere richiesto di revisionare e aggiornare:
- Informazioni personali: nome, indirizzo, reddito mensile e occupazione.
- Informazioni aziendali: nome, indirizzo, attività, volumi delle transazioni, rappresentante legale e dettagli sulla proprietà.
- Utilizzo del conto: modalità d'uso del conto (ad esempio: accreditamento stipendio, viaggi, bonifici o risparmi).
- Documenti giustificativi: qualora manchino documenti, siano scaduti o necessitino di conferma.
In alcuni casi, potrebbero essere richiesti documenti aggiuntivi per confermare le dichiarazioni iniziali, come statuti aziendali o dichiarazioni dei redditi.
Tempistiche per la conferma dei dati
Il titolare del conto dispone di 90 giorni dalla data della prima e-mail per confermare i propri dati. Per agevolare il rispetto della scadenza, verranno inviati promemoria automatici ai seguenti intervalli:
| Tempistica | Notifica | |
|---|---|---|
| Giorno 0 | Invio della prima e-mail contenente il link univoco e sicuro al portale. Segna l'inizio del periodo di 90 giorni. | |
| 30 giorni | Primo promemoria, in caso di mancato completamento della procedura sul portale. |
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| 60 giorni | Secondo promemoria, in caso di mancato completamento della procedura sul portale. |
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| Ultima settimana | Promemoria finale inviato una settimana prima della scadenza. |
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| 90 giorni | Sospensione del conto. In assenza di risposta entro 90 giorni, il conto verrà sospeso per adempiere ai requisiti normativi. In caso di conti multipli, verranno sospesi tutti. | |
La sospensione del conto blocca tutti i bonifici in uscita, i pagamenti con carta e gli addebiti diretti. Gli assegni in entrata verranno restituiti al mittente. È possibile ripristinare il pieno accesso confermando i propri dati. Per procedere:
- Utilizzare l'ultimo link al portale ricevuto via e-mail per aggiornare e confermare i dati.
- Al termine, inviare una richiesta di assistenza tramite il link di supporto presente nell'e-mail, affinché un analista KYC possa revisionare i dati e revocare la sospensione. Una volta convalidati, l'accesso al conto sarà pienamente ripristinato.
Qualora il conto rimanga sospeso, Swan si riserva il diritto di chiuderlo definitivamente.
Passaggi per confermare i dati
Solo l'amministratore o titolare del conto (rappresentante legale) può confermare i dati tramite il portale sicuro. I passaggi sono simili a quelli seguiti durante l'apertura del conto:
Aprire il portale tramite il link presente nell'e-mail e fornire il consenso per avviare la procedura.
Verificare le informazioni precompilate e aggiornare eventuali dati variati.
Caricare i documenti richiesti.
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Controllare l'accuratezza delle informazioni fornite, quindi selezionare Conferma per l'invio.
In caso di invio riuscito, chiudere la finestra del browser e attendere l'e-mail di conferma. Qualora l'invio fallisca, riprovare utilizzando lo stesso link. Se il problema persiste, contattare l'assistenza tramite il link presente nell'e-mail di notifica.
Passaggi successivi
Un analista di Swan esaminerà la documentazione inviata. In caso di necessità, l'utente verrà contattato via e-mail. Al termine della revisione, verrà inviata un'e-mail di notifica. Si prega di notare che, in alcuni casi, Swan potrebbe comunque procedere alla chiusura del conto a seguito della revisione.
Per ulteriori domande, è possibile inviare una richiesta di assistenza.