Le renouvellement de vérification (Re-KYC) est une vérification obligatoire qui confirme vos informations. Elle permet de s'assurer que les informations de votre titulaire de compte sont exactes et à jour. Elle s'applique à tous les titulaires de compte (particuliers, entreprises et indépendants) et intervient tous les 1, 3 ou 5 ans, ou plus tôt si nécessaire.
Pourquoi confirmer à nouveau vos informations
La confirmation de vos informations nous permet de :
- Sécuriser votre compte : les mises à jour régulières vous protègent contre l'usurpation d'identité, la fraude et les activités suspectes.
- Rester en conformité : le respect des réglementations financières contribue à vous (et nous) protéger sur le plan juridique.
Types d'informations demandées
Il peut vous être demandé de vérifier et de mettre à jour :
- Informations personnelles : nom, adresse, revenus mensuels et profession.
- Informations sur l'entreprise : nom, adresse, activité, volumes de transactions, représentant légal et informations sur la structure du capital.
- Utilisation du compte : la façon dont vous utilisez votre compte, par exemple pour des versements de salaires, des voyages, des virements ou de l'épargne.
- Documents justificatifs : si un document est manquant, expiré ou nécessite une confirmation.
Il peut parfois vous être demandé de fournir des documents supplémentaires pour confirmer vos déclarations initiales, tels que les statuts de l'entreprise et les déclarations fiscales.
Quel est le délai pour confirmer vos informations
Vous disposez de 90 jours à compter de la date du premier e-mail pour confirmer vos informations. Pour vous aider à respecter ce délai, vous recevrez des rappels automatiques aux intervalles suivants.
| Calendrier | Notification | |
|---|---|---|
| Jour 0 | Votre premier e-mail contenant votre lien de portail unique et sécurisé. Il marque le début de votre fenêtre de 90 jours. | |
| 30 jours | Votre premier rappel si vous n'avez pas complété le parcours sur le portail. |
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| 60 jours | Votre deuxième rappel si vous n'avez pas complété le parcours sur le portail. |
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| Dernière semaine | Votre dernier rappel envoyé une semaine avant la date limite. |
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| 90 jours | Suspension du compte. Si vous ne répondez pas dans les 90 jours, nous suspendrons votre compte afin de satisfaire aux exigences réglementaires. Si vous disposez de plusieurs comptes, nous les suspendrons tous. | |
La suspension du compte bloque tous les virements sortants, les paiements par carte et les prélèvements. Les chèques entrants seront retournés à l'expéditeur. Vous pouvez retrouver un accès complet en confirmant vos informations. Pour cela :
- Utilisez le dernier lien de portail que nous vous avons envoyé par e-mail pour mettre à jour et confirmer vos informations.
- Une fois terminé, soumettez une demande d'assistance via le lien dans votre e-mail afin qu'un analyste KYC puisse examiner vos informations et lever la suspension. Une fois la validation effectuée, l'accès à votre compte est entièrement rétabli.
Si votre compte reste suspendu, nous nous réservons le droit de le clôturer définitivement.
Étapes pour confirmer vos informations
Seul votre administrateur de compte (représentant légal) peut confirmer vos informations via un portail sécurisé. Les étapes sont similaires à celles que vous avez suivies lors de l'ouverture de votre compte.
Ouvrez le portail via le lien dans l'e-mail et donnez votre consentement pour accéder au parcours.
Vérifiez les informations pré-remplies et mettez à jour tout ce qui a changé.
Téléchargez les documents demandés.
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Vérifiez que les informations fournies sont exactes, puis appuyez sur Confirmer pour soumettre.
Si votre soumission est réussie, fermez la fenêtre du navigateur et attendez l'e-mail de confirmation. Si votre soumission échoue, réessayez avec le même lien de portail. Si le problème persiste, contactez l'assistance via le lien dans votre e-mail de notification.
Prochaines étapes
Un analyste Swan examinera votre soumission. Si nous avons besoin d'informations supplémentaires, nous vous contacterons par e-mail. Vous recevrez un e-mail une fois l'examen terminé. Notez que dans certains cas, Swan peut tout de même clôturer votre compte à l'issue de l'examen.
Si vous avez d'autres questions, soumettez une demande à l'assistance Swan.