Dans cet article, nous répondons aux questions les plus courantes sur les obligations de déclaration et les documents requis dans les différents pays, afin de clarifier la situation pour les entreprises, les travailleurs indépendants et les associations.
Propriété de l'organisation
Lors de la troisième étape de l'intégration, nous vous poserons la question suivante : « Qui est propriétaire dans votre organisation ? », en particulier en ce qui concerne les bénéficiaires effectifs ultimes (UBO). Commençons par clarifier ce qu'on entend par UBO chez Swan.
Définition de l'UBO
Un UBO est une personne ou une entité qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une entreprise.
Pour les personnes morales dotées de la capacité juridique, vous êtes un UBO si vous :
- Détenez plus de 25 % des parts ou des droits de vote
- Vous avez le contrôle ultime
- Vous êtes le représentant légal d'une entreprise qui ne remplit pas les critères ci-dessus
Pour les personnes morales sans capacité juridique :
- Acte de fiducie : toutes les parties sont des UBO
- Possession conjointe : tous les possesseurs conjoints sont des UBO
Fourniture d'informations sur l'UBO
1. Informations sur l'UBO
Lorsque vous fournissez des informations sur l'UBO de votre entreprise, vous pouvez être confronté à trois scénarios :
- Remplissage automatique : Les données personnelles de l'UBO sont remplies automatiquement. Vérifiez l'exactitude des données.
- Remplissage partiel : Certaines données personnelles sont incluses mais il manque des informations. Ajoutez les informations manquantes.
- Pas de données : Si aucune donnée personnelle n'est fournie, complétez tous les détails requis depuis le début.
2. Type de contrôle exercé
Il s'agit du statut UBO basé sur le niveau (%) de contrôle ou d'influence qu'une personne détient au sein d'une entreprise. En cas de doute, voici quelques exemples pour clarifier la situation :
- Plus de 25 % des parts : automatiquement un UBO
- Personne ne possède plus de 25 % : le représentant légal devient UBO
- Exactement 25 % : pas automatiquement un UBO et le représentant légal devient UBO
3. Propriété directe et indirecte
Vous devez partager la structure de propriété de votre entreprise :
- Propriété directe : Votre UBO possède ou contrôle directement une entreprise, une structure simple.
- Propriété indirecte : La propriété se fait par l'intermédiaire d'autres sociétés ou entités. Par exemple, si votre UBO possède la société A et que cette dernière détient une participation dans la société B, il s'agit d'une propriété indirecte.
Règlements
Informations requises par la loi
Nous recueillons des informations sur l'UBO afin de satisfaire aux réglementations visant à assurer la transparence et à prévenir les délits financiers. Le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme constituent des exemples de délits financiers.
Documents UBO par pays
Les règles relatives à la documentation de l'UBO varient d'un pays à l'autre. Consultez nos articles spécifiques à chaque pays pour une meilleure compréhension et des exemples de différences entre ces exigences :
Les articles spécifiques à chaque pays mentionnés ci-dessus fournissent des conseils clairs et des exemples concrets pour les diverses règles de documentation des UBO en France, en Espagne, au Portugal, en Italie, en Allemagne et aux Pays-Bas.
Si vous avez d'autres questions, nous vous invitons à adresser une demande à l’équipe support de Swan.