Lisäasiakirjat maksutapahtuman todentamista varten

Rahoitusalaa koskevien säännösten noudattamiseksi saatamma pyytää tositteita todentaaksemme maksutililtäsi suoritettujen maksutapahtumien varojen lähteen tai määränpään.

Asiakirjas koskevat vaatimukset

Varmista, että tositteet liittyvät kyseessä olevaan tapahtumaan ja täyttävät seuraavat kriteerit, jotta ne voidaan tarkistaa ja vahvistaa nopeasti:

1. Asiakirjan otsikko: Varmista, että asiakirjan tarkoitus ilmoitetaan selvästi, esimerkiksi "lasku".
2. Viitenumero: Jokaisella asiakirjalla on oltava yksilöllinen tunniste, johon on helppo viitata, esimerkiksi laskun numero.
3. Päivämäärät: Varmista, että päivämäärät on merkitty selvästi ja että asiakirja on myönnetty viimeisten kolmen kuukauden aikana.
   

   Päivämäärien on vastattava selvästi kyseisen maksutapahtuman päivämääriä.

4. Vastaanottajan tiedot: Virallinen nimesi ja muut henkilökohtaiset tunnistetietosi.
5. Liikkeeseenlaskijaa koskevat tiedot: Varmista, että asiakirjasta käy selvästi ilmi liikkeeseenlaskija, esimerkiksi velkoja, viranomainen tai palveluntarjoaja.
6. Kuvaus: Seloste, jossa esitetään asiakirjan pääkohdat ja yksityiskohdat, esimerkiksi laskun palvelu- ja kustannuserittely.

   ⚠️ Asiakirjoissasi ilmoitetut summat tulee vastata kyseistä maksutapahtumaa.

7. Lainsäädännön noudattaminen (tarvittaessa): Varmista, että asiakirjoissa on voimassa olevat allekirjoitukset ja viralliset leimat ja että ne täyttävät lainsäädännölliset kriteerit, jos niitä vaaditaan.

   💡 Toimita selkeät ja laadukkaat asiakirjat, joissa kaikki olennainen tieto on täysin näkyvissä.
   Toimita asiakirjat mieluiten PDF-muodossa, esimerkiksi sähköisessä muodossa tai skannattuina kopioina. Vaihtoehtoiset muodot, kuten asiakirjatiedostojen kuvatiedostot (esimerkiksi .png), voidaan myös hyväksyä.

Swanin transaktiotiimi voi hylätä asiakirjat, jotka eivät täytä näitä kriteerejä tai joista puuttuvat tiedot varojen lähteestä ja käyttötarkoituksesta tai maksutapahtuman yksityiskohdista. Sinua saatetaan pyytää toimittamaan lisäasiakirjoja todentamisen loppuunsaattamiseksi.

Hyväksytyt asiakirjat

Maksutapahtumien tarkasteluissa otetaan huomioon erityyppisiä asiakirjoja. Seuraavassa taulukossa luetellaan yleisesti tarkastelun esimerkkejä.

Tämä luettelo ei ole tyhjentävä. Maksutapahtuman yksityiskohdista tai asianomaisista henkilöistä riippuen myös muita asiakirjoja voidaan hyväksyä.

Jos sinulla on kysyttävää tai kaipaat selvennystä pyydettyyn asiakirjaan tai maksutapahtuman todentamiseen liittyen, vastaa suoraan sinulle lähetettyyn sähköpostiviestiin.